Segur que el projecte va bé? La importància de fer un bon seguiment

Sistematitzar, recollir informació útil, ordenar-la i gestionar-la per a poder treure’n el major rèdit possible és important; incorporar les accions de seguiment a la rutina diària i a l’agenda de tothom, és imprescindible. 

Més enllà de tenir clara aquesta premissa, cal recordar que el seguiment de qualsevol projecte comença abans de la seva execució o implementació. Cal una bona planificació del procés de seguiment, identificant les eines i metodologia que s’utilitzarà, els moments clau i motivar i implicar les persones que hi intervindran. 

Així, una de les primeres qüestions bàsiques en plantejar-nos fer el seguiment de qualsevol projecte és assegurar-nos que comptem amb un clar suport de tot l’equip (també per part de la direcció), que es reconegui la seva importància i s’hi dediqui recursos suficients. 

Precisament cal fer esment de la importància de disposar d’una mirada global a tota l’organització per tal d’aprofitar els coneixements i pràctiques que s’hi duen a terme. Possiblement, en un altre departament, equip o en el programa en el que s’insereix el nostre projecte ja estan duent a terme seguiments i podrem tenir un punt de partida per a adaptar-ho correctament. És interessant també anar en consonància amb les línies estratègiques de l’entitat, per guanyar en coherència, alineament institucional i incorporar una visió a mig i llarg termini. 

En tot cas, s’ha de tenir clar un dels motius principals per a fer un seguiment dels projectes és facilitar i sistematitzar un procés de millora continuada que repercuteixi en el propi projecte en marxa i, posteriorment, es puguin traslladar els aprenentatges a altres propostes. 

A més, en el plantejament o adaptació concreta del disseny del seguiment hauríem de tenir en compte respondre, com a mínim, tres aspectes clau: COM volem fer el seguiment, QUI hi estarà implicat i amb quins rols, i QUAN seran els moments clau.

COM? Utilitzar les eines, escales de mesura o metodologia idònies

Cal cercar la metodologia (quantitativa i/o qualitativa) que s’adeqüi millor a les especificitats de la proposta tot ajustant-la en cada cas. En molts casos ja existeixen eines i escales de mesura adequades a les característiques del projecte. Només cal adaptar-les i pensar en un doble seguiment, a nivell econòmic i també del pla d’intervenció. 

D’una banda, cal revisar i registrar les despeses reals, tant en recursos humans com materials. Portar un registre exhaustiu, ordenat i amb documentació vàlida ens permetrà detectar quan hi ha desviacions del plantejament inicial. Alhora, facilitarà la justificació posterior, especialment necessària quan es compta amb finançadors externs als que cal rendir comptes (s’ha de tenir especial cura que les dates de les factures i justificants corresponguin amb les de l’execució real). 

De l’altra, validar periòdicament el compliment dels objectius, el volum i perfil de les persones participants en les activitats així com l’assoliment dels resultats plantejats inicialment.

QUI? La implicació de les persones adequades

Concretar les persones responsables de realitzar les diferents tasques i registres del seguiment és cabdal. Cal aconseguir la seva implicació, explicant la utilitat d’aquest procés, sense crear una sobrecàrrega inassolible, sinó comptant amb els recursos necessaris i concretant les tasques i rols concrets. És recomanable incloure diversitat de perfils entre els responsables dels processos de seguiment, per aconseguir una mirada més àmplia i global. 

QUAN? Controlar els moments clau del projecte

És interessant partir d’un quadre de comandament integral en el que es detectin les fites clau del projecte. Ens pot servir de guia bàsica per a determinar els moments més idonis per a dur a terme les diferents accions plantejades. Cal que sigui espaiat en el temps i adaptat a les fases, cicles i tempos concrets del projecte. Els conceptes simplicitat i realisme són importants ja que es tracta d’obtenir informació rellevant i explotable, no un cúmul de dades sense sentit.

Aquests tres aspectes clau ens guien en el procés de seguiment del projecte i, sobretot, ens facilitaran poder treure’n el màxim rendiment. No s’ha de perdre de vista que un dels grans beneficis de realitzar un bon seguiment és poder desenvolupar un procés de millora continuada, aplicable tant en el transcurs del propi projecte com a posteriori, un cop s’ha finalitzat el projecte per a aprendre d’allò detectat. És a dir, cal tenir en compte la flexibilitat, ja que el procés ens ha de facilitar detectar i poder corregir a temps desviacions i imprevistos no desitjats, introduint mesures correctores a temps. Així, és possible realitzar reformulacions del projecte i poder, en cas necessari, lliurar-les als finançadors externs perquè estiguin informats puntualment. En aquesta línia, recordar que el seguiment és un procés sistemàtic i que està adreçat a produir decisions ben informades.

Jèssica Camins 

Tècnica de Consultoria i Estudis de la Fundació Pere Tarrés