Comunicar de portes en fora, però també de portes endins!

Són moltes les entitats que ja han après que comunicar és existir. I s’han adonat que si no fan un esforç per explicar-se al món, no seran capaces d’assolir els seus objectius. Ara bé, encara hi ha moltes entitats que no han pensat en un fet cabdal per millorar la seva comunicació; explicar-se de portes endins. 

La comunicació interna és clau per al bon funcionament de tota organització. És molt difícil tenir a un equip compromès amb les causes que defensem si no estan al corrent de què s’està fent en els diferents departaments o quines iniciatives ha endegat l’equip directiu. 

Hi ha tres nivells de comunicació interna: 

1. De dalt cap a baix: L’equip directiu ha de vetllar perquè els departaments i el personal estiguin informats de tot allò que es decideix i que els afecta, així com de les diferents iniciatives o assoliments que decideixen dur, o han dut, a terme.
2. De baix cap a dalt: Els equips han de fer un esforç per comunicar als directius tot allò que els preocupa, que han assolit o simplement, allò en què estan treballant. Aquest flux a vegades és un xic costós, però la direcció ha de vetllar per a fer-lo possible i còmode.
3. Entre iguals: És bàsic el diàleg i l’intercanvi entre departaments, entre persones treballadores, entre equips. Cal explicar-se perquè tothom tingui clar en quin moment estem.

A més, en el cas de les organitzacions sense ànim de lucre comptem amb un quart nivell comunicatiu, es tracta de la comunicació cap als socis, el voluntariat o les persones en pràctiques que puguem tenir. També és clau que tinguin informació suficient per sentir-se part de l’entitat.  

Si duem a terme un bon procés de comunicació interna i hi creiem aconseguirem, en primer lloc, evitar la duplicació de tasques i per tant, també, donar una imatge de cohesió davant de possibles clients. Això indubtablement ens durà a ser més eficients i ens permetrà detectar i solucionar problemes. Amb l’equip coneixedor de la realitat, cohesionat i implicat molt probablement millorarà la qualitat i l’ambient de treball i això durà inevitablement a un creixement de la nostra entitat. 

Si tot plegat ho tenim clar. Ara només ens cal pensar què comunicarem i com ho comunicarem. I el més important de tot, pensem que si ho fem bé, generarem nous agents comunicadors gràcies al seu coneixement. 

Oriol Toro

Coordinador de Xarxanet.org

Els reptes de les entitats i associacions

Dirigir una entitat o associació comporta una sèrie de reptes tant interns com externs. L’excel·lència en la gestió interna és bàsica per aconseguir un funcionament eficient però també cal estar al dia de la normativa, crear vincles amb altres entitats, administracions i empreses per posar les polítiques socials al centre de tots els programes dels partits polítics i treballar per reduir les desigualtats socials.

Voldríem destacar dos reptes clau:

1. Complexitat del marc normatiu.

Cada cop més les entitats socials es troben encorsetades en normatives que les afecten i que dificulten la seva gestió diària. Posem com a exemples de recent promulgació la Llei del voluntariat, la de Transparència, el certificat de donacions fiscals, la normativa de prevenció del blanqueig de capitals o la declaració de l’impost de societats per totes aquelles entitats que tinguin un pressupost superior als 100.000 euros anuals.

Són normes que, si bé en un principi tenen un objectiu d’interès general, el seu compliment en el dia a dia implica uns esforços enormes, especialment per a les entitats més petites o amb un alt percentatge de voluntariat a les seves files.

2. Cal vetllar per un bon finançament que permeti una autonomia respectable.

Generar ingressos que permetin mantenir l’activitat de l’entitat o associació és bàsic i en aquest punt s’imposa el sentit comú. Per a una bona gestió econòmica és important fer un anàlisi acurat dels projectes que s’hi desenvolupen per no fer actuacions que al final generin pèrdues econòmiques, fer un seguiment de les quotes impagades o aconseguir patrocinis que costen de trobar. 

En d’altres casos, les dificultats es troben en la justificació de les subvencions que implica moltes hores de gestió i un pagament que costa cobrar o que arriba molt tard, mesos després d’acabada l’activitat. 

Voldríem centrar-nos, però principalment, en el repte de la governança i què vol dir aquest concepte. La missió de les entitats i associacions és el punt inicial que va marca la seva constitució. Tenir clara aquesta missió i recordar-la és clau per ser eficients, especialment per part dels òrgans de govern de l’entitat. Tenir una junta madura, ben estructurada i que governi en aquesta direcció és un element clau perquè en determinats moments caldrà mostrar maduresa, prendre decisions difícils o impopulars i ser proactius. El rigor, l’ètica i l’autoexigència contribueixen a crear una cultura organitzativa orientada a resultats, no només un “anar-hi fent”. Tot i que les entitats socials tenen molts reptes el bon govern de la organització és el principal. Si aquest s’assoleix és més fàcil abordar els demés. 

Josep Oriol Pujol i Humet

Director general de la Fundació Pere Tarrés

L’art de comunicar

Formar part d’una entitat és molt fàcil, però alhora és de les coses més complicades que pots fer a la vida. És fàcil perquè només cal participar de les seves activitats i implicar-t’hi en major o menor mesura. Ara bé, és complicat, perquè la veus suar, patir i angoixar-se per fer petits progressos. I tu sues, pateixes i t’angoixes amb cada petit progrés de l’entitat. Perquè no ens enganyem... les entitats no existeixen per al comú dels mortals!

Quantes vegades veiem als mitjans generalistes que parlin d’aquella entitat de diables que ha aconseguit fer una nova bèstia de foc? O d’aquella fundació que ha acompanyat a 10 joves ex-tutelats en un procés d’autonomia personal? O d’aquella associació que ha aconseguit integrar als nouvinguts del seu barri gràcies al treball comunitari? Tot això no interessa a la gent! Tot això són foteses al costat dels grans temes de la vida com per exemple si en Leo Messi té gastroenteritis o si s’ha entrenat amb normalitat.

Però no podem defallir. Hem de seguir insistint, ens hem de fer visibles sigui com sigui. Cal comunicar. Si no comuniquem, no existim. Viure immersos en una societat digitalitzada té el problema i a la vegada l’avantatge de que tothom pot comunicar i arribar on vulgui amb la seva comunicació. Així doncs, comuniquem, expliquem-nos, piulem, postegem, publiquem, enviem, compartim, remodelem el web i sobretot no defallim. Aquesta és la nostra millor carta de presentació. Els éssers humans tenim una estranya tendència a confiar en allò del què hem sentit a parlar i a desconfiar d’allò que ens és desconegut.

Alguns consells a l’hora de comunicar:

1. Parla dels altres: explica què fan els teus socis, què els preocupa, posa sobre la taula aquells temes que t’han demanat, així ells també et faran de prescriptors.
2. Dissenya un bon Pla de Comunicació: és important planificar aquelles accions que vols dur a terme per tal d’explicar-te al món. Una bona preparació és la base per a l’èxit.
3. Emmiralla’t: mira com comuniquen entitats semblants a la teva. Això t’ajudarà a agafar idees per millorar la teva estratègia comunicativa.
4. Parla de tu: més enllà de difondre les teves activitats, parla dels teus valors, dels teus ideals, celebra els teus èxits i indigna’t amb les injustícies que van contra els teus principis fundacionals.
5. Sigues accessible: no hi ha res pitjor que comunicar en una sola direcció. Respon tots els missatges i dubtes que et plantegin. Mostra’t accessible i servicial.

Amb tot plegat aconseguirem visibilitzar la nostra acció i contribució a la societat, sumar més persones a la nostra causa, comptar amb major legitimitat social i captar recursos per garantir la continuïtat de la nostra acció. Així doncs, comuniquem! 

Oriol Toro

Responsable del portal Xarxanet.org